Myynnin ammattilainen - 6 tapaa säästää aikaa

Kirjoittanut Ari Rytkönen - 15 elokuuta, 2018

6 min lukuaika

Valtaosa meistä on kuullut sanonnan "aika on rahaa." Sanonta on kirjaimellisesti totta erityisesti myyntihenkilöiden/myyntitiimin kohdalla. Myyntitehtävissä keskittyminen, käytettävissä olevan ajan puitteissa, juuri oikeanlaisiin prospekteihin, ja niissä juuri oikeisiin henkilöihin, on se varmimmin tapa päästä asetettuihin, henkilökohtaisiin tavoitteisiin – ja ylittää ne.

Myynnissä on aina "monta rautaa tulessa"

Ajanhallinta on varmasti yksi haasteellisimpia taitoja, joita myynnissä vaaditaan. Myynnissä toimivalla on aina ”monta rautaa tulessa” eli useita samanaikaisia, yhtä tärkeitä työtehtäviä, jotka kilpailevat hänen ajastaan. Miten myyjän olisi priorisoitava työaikaansa, jotta hän etenee kohti avaintavoitteitaan ja saa päivittäisistä tunneistaan kaiken hyödyn irti?

Kukaan meistä ei vielä ole pystynyt lisäämään vuorokauteensa tunteja. Siksi on hyvä tuntea nippu käytännössä koeteltuja ajanhallinnan tapoja, joita soveltamalla tehostaa omaa päivittäistä työtään. Lue ja ota tavaksi!

  1. Minimoi hallinnolliset tehtävät
  2. Ole ketterä
  3. Keskity kulloiseenkin tehtävään
  4. Hoida epämukavin tehtävä heti pois
  5. Paina päälle
  6. Säädä työpäivä asiakkaiden mukaan

Helpommin sanottu kuin tehty. Lue lisää miksi ja miten. 

1. Minimoi hallinnolliset tehtävät

Etsi omasta työstäsi ne hallinnolliset tehtävät, jotka voit automatisoida. Minimoimalla niihin käytettävän ajan voit lisätä myyntiin käytettävissä olevan ajan osuutta. Eri tehtävien kohdalla säästämäsi minuutit kasvavat nopeasti tuottavaksi aikapankiksi. Lisäetuna on, että voit ohjata energiasi kiinnostavampiin ja aidosti haastavampiin tehtäviin, kuten presentaatioihin ja demoihin sekä vastaamiseen asiakkaiden esittämiin, vaativampiin ja sinulta aitoa ajatustyötä edellyttäviin kysymyksiin.

Tässä pari esimerkkiä työvälineistä, jotka säästävät aikaasi:
PandaDoc on hyvä, HubSpotiin intergoituva työkalu, joka tuo avun, kun sinun on säännöllisesti lähetettävä työssäsi tarjouksia ja sopimuksia. Ohjelma käyttää automaattisesti asiakkuudenhallintajärjestelmäsi dataa, joten sinun ei tarvitse tuhlata aikaa avaintietojen kasaamiseen normaalilla ”kopipeistaus”-periaatteella.
HubSpot Meetings , joka on osa HubSpotin laajaa SalesHubia, antaa potentiaalisen asiakkaasi itse tehdä palaverivarauksen kalenterissasi olevien vapaiden aikojen puitteissa. Näin vältät sähköpostittelun, jossa joudut pallottelemaan tapaamisaikoja.  HubSpotiin linkitettynä uudet yhteystiedot kirjautuvat automaattisesti HubSpot CRM:n puolelle. Lue lisää: Kaikki hubspot crm -ominaisuudet

Sinulle parhaiten sopivat työkalut riippuvat luonnollisestikin aina toimialastasi, päivittäisistä työtehtävistäsi ja omasta roolistasi yrityksessänne. Idea tuli varmasti selväksi. Kun työskentelet myynnissä, automatisoi itse myyntiin liittymättömiä tehtäviäsi niin paljon, kuin suinkin on mahdollista.  Hyvä, tehokas inbound-järjestelmä ja laadukas sisällöntuotanto auttavat liidituotannossa, jolloin voit keskittyä myyntityössäsi valmiimpiin liideihin.  

2. Ole ketterä

Kokeneet, liikkuvaa työtä tekevät myyjät, järjestelevät liidinsä ja asiakkaansa niiden sijainnin mukaan. Jos joku tapaaminen syystä tai toisesta siirtyy tai peruuntuu, on myyjän mahdollista ottaa ketterästi yhteyttä alueella oleviin muihin prospekteihinsa tai nykyisiin asiakkaisiin ja sopia korvaava tapaaminen menetetyn tilalle. Luonnollisesti tämä on merkittävästi aikaa säästävämpää, kuin, että myyjä ajaisi takaisin toimistolle tai kuluttaisi aikaa jossain lähiseudun kahvilassa, ennen seuraavaa sovittua tapaamistaan.

Sama taktiikka pätee myös toimistosta käsin tehtävään myyntiin. Prospektit ja asiakkaat peruvat aikoja jatkuvasti, joten myyjän tulee olla aina valmiita vaihtamaan toiseen, yhtä tuottavaan tekemiseen. Oleellista on, ettei silloin kuitenkaan vaihda itse tekemisen lajia. Jos sinun on esimerkiksi määrä soittaa kartoituspuhelu ja asiakkaasi ei vastaakaan, olet kuitenkin virittynyt kyseiseen tehtävään. Käytä siis vapautunut aika joko toiseen, jo valmisteltuun vastaavan kaltaiseen puheluun tai jonkun myöhempään ajankohtaan aikatauluttamasi kartoituksen valmisteluun. Ajatuksesi ovat jo keskittynyt kartoitukseen, joten pidä ne siellä.

3. Keskity kulloiseenkin tehtävään 

Multitasking eli moniajo on puuhastelijoiden luoma myytti. Tutkimukset ovat selkeästi osoittaneet, etteivät ihmiset itse asiassa pysty tekemään samanaikaisesti kahta eri asiaa. Me vain loikimme nopeasti asiasta toiseen ja takaisin. Tämä hyppiminen tehtävien välillä heikentää keskittymistämme ja hidastaa meitä, koska aivojemme on mukauduttava aina jokaiseen tehtävään erikseen. Jos tämä aihe kiinnostaa sinua enemmänkin, kannattaa tutustua asiaa käsitteleviin opuksiin. Näistä esimerkkinä: David Rockin "Your Brain at Work" ja Daniel Golemanin "Focus".

Myyntityön näkökulmasta erityyppiset tehtävät hyödyntävät erilaisia henkisiä voimavaroja. Esimerkiksi uuden ratkaisun demoaminen asiakkaalle vaatii erilaisen asennoitumisen ja keskittymisen kuin puheluihin valmistautuminen tai oman myyntiputken hallinta. Voit merkittävästi tehostaa työtäsi ryhmittelemällä samankaltaisia työtehtäviä yhteen.    

Otetaan esimerkiksi uusien asiakkaiden etsintä. Oletetaan, että yrityksenne myyntiprosessi edellyttää ensisoiton lisäksi sähköpostia, ja sinulla on varattu kaksi tuntia aikaa tehdä prospektointia. Yksi tapa hoitaa asia on tarttua puhelimeen ja soittaa, keskustella tai jättää viesti, kirjoittaa ja lähettää sähköposti, dokumentoida toimenpiteet CRM-järjestelmään sekä suunnitella seuraava yhteydenoton ajankohta kyseiseen prospektiin. Tämän jälkeen voit sitten siirtyä listalla seuraavaan mahdolliseen asiakkaaseen ja jatkaa samaa sykliä seuraavien kahden tunnin ajan.

CRMOverview-3

Email tracking notifications 

Aidosti myyntiä tukeva CRM ei teetä turhaa työtä, vaan toimii sinun apunasi. HubSpot on miettinyt oman asiakkuudenhallintansa  nimenomaan myynnin kannalta. Se auttaa sinua hallitsemaan omaa pipelineasi vaivatta. Tehdyt toimenpiteet ovat automaattisesti seurannassasi ja diiliesi edistymisen voit todentaa suoraan yhdellä ohjausnäkymällä.  HubSpot Sales Hub on avain keskusteluihin asiakkaiden kanssa. 

Kun liikut jatkuvasti eri tehtävien välillä, niin aikaa palaa kyllä merkittävästi enemmän. Tätä prosessia voit varmasti virtaviivaistaa monellakin tapaa. Tässä yksi selkeä tapa on ryhmitellä työtehtävät:

  • Selvitä, monelleko potentiaaliselle asiakkaalle ehdit oikeasti soittamaan, jos et tee mitään muuta, kuin soitat ja keskustelet tai jätät viestin.  
  • Kun lukumäärä on selvillä, tee tarvittavat taustatyöt ja valmistele soitot juuri näin monelle prospektille.
    Kun kalenteriin varaamasi, kaksituntinen soittoaika alkaa, ota esiin lista niistä potentiaalisista asiakkaista, joille olet valmistautunut soittamaan.
  • Soita heistä jokaiselle ja keskustele heidän kanssaan tai jätä heille yksilöity, tekemääsi selvitystyöhön, perustuva viesti.
  • Laita CRM-järjestelmään pelkät puhelun tiedot ja siirry listallasi suoraan seuraavaan kohteeseen.
  • Toista tätä koko prospektointiin varaamasi kahden tunnin ajan.
  • Palaa läpikäymiisi prospekteihin päivän hallinnollisille tehtäville varaamallasi ajalla ja lähetä heille silloin sähköposti, kirjaa asiat CRM:ään sekä päätä ja merkitse CRM:ään aika, jolloin otat heihin yhteyttä seuraavan kerran.

CRM-hS-Overview

Tämä yksinkertainen työtehtävien ryhmittely mahdollistaa merkittävästi suuremman puhelumäärän, mikä taas parantaa mahdollisuutta päästä oikeasti keskustelemaan jonkun kanssa siitä, mitä olet myymässä. Siitähän tässä kaikessa on kyse. 

Kun yritykselläsi on myyvät verkkosivut, prospektit löytävät helpommin yrityksesi ja voitte lämmittää liidejä jo verkossa. Omaa aikaasi säästyy, kun liidi on jo perehtynyt ja valmistautunut asiaan. 

4. Hoida epämukavin asia heti pois

Jokaisella myynnissä, niin kuin varmasti kaikilla muillakin tehtäväalueilla työskentelevällä, on ainakin yksi työtehtävä, jota hän ei voi todellakaan sietää. Se voi olla uusien asiakkaiden etsintä, tietojen vieminen eri järjestelmiin, seurantasähköpostien lähettäminen tai muu vastaava. Minulla on omani, ja niin on varmasti myös sinullakin.

Löydämme helposti uutta ja erilaista tekemistä, jonka parissa meistä itse kukin vaikuttaa työteliäältä, kun yritämme vältellä sitä inhoamaamme, mutta niin tärkeätä työtehtävää. Jos panostaa liikaa yhteen osa-alueeseen vaan vältelläkseen toista, pääsee aikaa aina livahtamaan käsistä. Väistämättä tässäkin ”pää tulee lopulta vetävän käteen” ja se vähiten mukava asiakin on sitten tehtävä.

Ota siis itseäsi niskasta kiinni ja hoida se epämukavin tehtävä pois päiväjärjestyksestä. Hoida se heti ensimmäisenä aamulla, jos se vain mitenkään on mahdollista. On muuten sitten todella vapauttava kokemus! 

5. Paina päälle

Kun myynnissä saa clousattua kaupan tai saavuttaa jonkin muun aktiivisuustavoitteensa, ottaa mielellään sen jälkeen tauon ”ihan vaan palkitakseen itsensä”. En missään tapauksessa itsekään silloin vastusta ylimääräistä kahvikupillista. Tosiasia kuitenkin on, että se paras aika soittaa seuraava, loistavan tuloksen tuova myyntipuhelu tai sopia tapaaminen tärkeän prospektin kanssa - on juuri sen jälkeen, kun on lopettanut edellisen onnistuneen puhelun. Kun olet varannut tiettyä työtehtävää varten tietyn määrän aikaa – esimerkiksi kaksi tuntia uusien asiakkaiden etsintään – älä lopeta, ennen kuin aika on loppu. Älä lopeta, vaikka tavoite olisi jo täynnä.

Onnistumisten tuoma momentti on käsittämättömän voimakas draiveri. Kun saat sen päälle, ei sitä kannata tuhlata. Paina siis silloin sinnikkäästi eteenpäin ja saat varmasti monia uusia syitä palkita itseäsi.

6. Säädä työpäiväsi asiakkaiden mukaan

Asiantuntijoiden mukaan parhaat ajat ottaa yhteyttä prospekteihin ja asiakkaisiin ovat, toimialasta riippuen joko iltapäivällä, hyvin aikaisin aamulla, iltaisin, myöhään aamulla tai viikonloppuisin. Koska tuossa asiantuntijalausunnossa ovat jo kaikki mahdolliset käytettävät ajat, voi todeta, että mitään täydellistä aikaa yhteydenotolle ei ole.

Paras soittoaika riippuu asiakkaasi toimialasta ja erityisesti juuri kyseisen henkilön käyttäytymisestä ja siitä, miten hän on järjestellyt työaikansa hoitaakseen omat työnsä.  

Jos olet myymässä rakennusurakoitsijalle, niin soitto aamukymmeneltä ei varmaankaan osu parhaaseen mahdolliseen aikaan. Hän on silloin nimittäin jo jonkin aikaa ollut telineillä työmaallaan. Jos taas soitat suositun lounasravintolan toimitusjohtajalle juuri ennen tai jälkeen puolen päivän, ei keskustelu varmaankaan ole niin suotuisaa, kuin toivoisit. Mieti asiakkaidesi toimintaa ja pyri rakentamaan oma työpäiväsi kohteenasi olevien ostajien päivittäisen aikataulun ympärille. Näin vältät jälleen paitsi oman aikasi haaskausta myös vastaamattomia tai kaikki myyntifiilikset vievän vastauksen tuottavia puheluita.

Kokeile näitä työssäsi.  Kestää ehkä hetken, ennen kuin ne ovat arkipäivää. Mutta pieni vaiva ja säästynyt aika on  sinulle plussaa. 

 New Call-to-action

SHARE THIS STORY | |