Palvelumalli

Tiedonkeruu

Aidon ja luottamuksellisen kumppanussuhteen luominen alkaa heti ensimmäisestä tapaamisesta. Luottamus syntyy sujuvasta prosessista ja kasvavasta sekä ajankohtaisesta liiketoimintanne ja toimintaympäristönne ymmärryksestä. Kartoitamme nykyiset ja potentiaaliset vahvuutenne sekä heikkoudet, joita lähdetään yhdessä korjaamaan.

Näkemyksen muodostaminen

Yhdistämällä Vivun asiantuntijaosaaminen tiedonkeruun kautta hankittuun asiakasymmärrykseen luodaan näkemys asiakkaan lähtötilanteesta ja -tarpeista. Samalla muodostetaan yhteinen laajempi näkemys, jolla luodaan edellytykset tehtäville toimenpiteille.

Kickoff

Kickoff-työpajassa esitellään Vivun alustava asiantuntijanäkemys tilanteestanne. Asiantuntijanäkemystä tarkennetaan keskustelujen kautta ja tarkennetaan samalla tarpeita.  Kickoffin yhteydessä määritellään yhteistyön ensiaskeleet, henkilövastinparit sekä viestinnälliset vastuualueet kummassakin organisaatiossa. Kickoff-työpajan jälkeen asiakkaalla on tarkka käsitys projektin etenemisestä ja -tavoitteiden saavuttamisen keinoista.

Alkutehtävät

Suosimme aina auditointia ennen tavoitteiden asettamista. Auditoinnin tulokset on tiivistetty raportiksi, joka sisältää alkukartoituksessa määritellyn asiakastarpeen kannalta olennaista dataa sekä sen pohjalta kootun kokoavan asiantuntijanäkemyksen sekä -suositukset.

Auditointi toimii pohjana tavoitteiden, aikataulujen ja kustannusarvioiden tekemiselle realistiselle ja ennustettavalle tasolle. Auditoinnin löydösten pohjalta järjestetään työpaja, jossa asetetaan tavoitteet ja rajaukset tarkennetun asiakastarpeen mukaiselle suunnittelu- ja toteutusvaiheelle.

Suunnittelu

Huolellinen suunnittelu ja  alussa varmistaa projektin onnistumisen. Järkevä ja riittävä resursointi varmistaa että projekti etenee ripeästi. Työpajassa määriteltyjä tavoitteita ja rajauksia vasten tehdään priorisoitu suunnitelma. Priorisoinnissa otetaan huomioon sekä asiakkaan akuutit tarpeet että Vivun esittämä optimaalinen tapa edetä. Käytetyn datan pohjalta määritellään suunnitelmassa seurattavat tunnusluvut, joita verrataan tarkastuspisteissä lähtötilanteeseen.

Toteutus

Toteutusvaiheessa edetään suunnitellusti ja lunastetaan annetut lupaukset. Kriittinen tekijä tässä vaiheessa on sujuva yhteistyö Vivun ja asiakkaan projektin avainhenkilöiden välillä. Tuloksia syntyy ja Vivun asiantuntijoiden osaaminen auttaa asiakasta aidosti. Suunnitelmaa tarkennetaan (ja tarvittaessa muutetaan) uusien löydösten ja mahdollisten toimintaympäristön muutosten myötä.

Tarkastuspisteet

Asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan jatkuvasti ja asiakkaalle raportoidaan sovituissa tarkastuspisteissä. Tarkastuspisteissä arvioidaan työn etenemistä sekä mahdollisia kehitysalueita asiakaskokemuksen parantamiseksi.

Näkemyksen muodostaminen

Kerätyn asiantuntijatiedon sekä suunnitteluvaiheessa määriteltyjen tunnuslukujen pohjalta Vipu muodostaa asiantuntijanäkemyksen ja kehityskohteet. Näin muodostuu asiakkaan kehityspolku. Samalla selvitämme, kuinka prosesseja voidaan tehostaa entisestään.

Elinkaaripalvelun esittely

Järjestämme asiakkaan johdon, myynnin ja markkinoinnin avainhenkilöiden kanssa työpajan, jossa esittelemme datalla tuetun ja asiantuntijalausunnoilla perustellun kehityspolkuehdotuksen. Työpajan tavoite on löytää toiminnot, jotka vaativat tuekseen Vivun tarjoamaa jatkuvaa palvelua. Projektin aikana kerätyn datan ja havaintojemme perusteella luomme pitkän aikavälin suunnitelman, joka esitellään asiakkaalle työpajassa.

Elinkaaripalvelun kickoff ja alkutehtävät

Asiakkaan tavoitetahtotilan pohjalta järjestämme asiakkaan avainhenkilöiden kanssa työpajan, jossa asetetaan elinkaaripalvelun strategiset ja taktiset tavoitteet 

sekä rajaukset tarkennetun asiakastarpeen mukaiselle suunnittelu- ja toteutusvaiheelle. Samalla järjestäydytään jatkuvaa palvelua tai jatkoprojektia varten.

Kokonaishallinnan suunnitelma

Vipu-vetoisen, oikein vaiheistetun kehityssuunnitelman avulla asiakkaan toimintoja saadaan kehitettyä optimaalisen kehityspolun mukaan. Oikeassa järjestyksessä tehdyt asiat nopeuttavat kehitystä ja varmistavat että seuraavaksi tehtävät asiat ovat mahdollisia toteuttaa. Olennaisten tunnuslukujen määrittely auttaa seuraamaan kehitystä, sekä mahdollistaa suunnanmuutokset, jos havaitaan ettei käytetty tapa ala tuottamaan haluttuja tuloksia.

Puolivuotissuunnitelma H1/H2

Jatkuvan palvelun tarjoaminen perustuu puolivuosisuuunnitelmaan ja rullaavaan työlistaan. Puolivuotissuunnitelma tehdään heti alussa ja rullaavan työlistan luominen pitää huolen että asiat etenevät suunnitellusti. Näiden avulla etenemisen seuranta ja resurssien käyttö onnistuu helposti säännöllissä palavereissa.

Toteutus ja jatkuva kehitys

Jatkuva palvelu eroaa projektimaisesta toiminnasta erityisesti siinä mielessä, että elämme mukana asiakkaan arjessa, jolloin meillä on parhaat edellytykset suositella proaktiivisesti liiketoimintaa tukevia muutostarpeita. Rullaavan työlistan ja puolivuotissuunnitelman avulla arjen pyörittäminen on helpompaa ja selkeämmin toimintaa ohjaavaa.

Tulosten tarkastelu ja kvartaalianalytiikka

Optimaalinen tulosten tarkasteluväli markkinoinnin ja myynnin analytiikkaan on kokemuksemme mukaan kvartaali. Varsinkin alkuvaiheessa, jos dataa on niukasti, kuukausi on liian lyhyt tarkasteluväli syvällisempään tarkasteluun.

Dashboardit ja online-data mahdollistavat sen, että kaikki tieto on kaikkien saatavilla koko ajan. Mutta syvällisempi tarkastelu kannattaa tehdä kvartaaleittain. Tunnuslukujen tarkastelu lyhyellä ja pitkällä aikavälillä tuo selkeyttä toiminnan arviointiin.

Dashboardien tuominen osaksi arjen seurantaa helpottaa johdon näkemyksen muodostamista. Näkemystä syvennetään kvartaaleittain järjestettävillä yhteisillä datan tarkastelusessioilla.