Miksi muutosjohtaminen on ratkaiseva osa teknologiaprojektin onnistumista?

Tutkimusten mukaan jopa 70 % organisaatiomuutoksista epäonnistuu. Luku on eittämättä korkea, mutta syyt siihen ovat selvät: muutosta johdetaan teknologia edellä ja ihmiset jäävät taka-alalle.

Usein teknologiaprojektissa speksit ovat kunnossa: järjestelmä on valittu huolella, tavoitteet kirjattu ja aikataulukin laadittu. Yhteisön vastustus, epäselvyys, kiire, epävarmuus tai tuen puute voivat kuitenkin vesittää hyvänkin projektin. Moni muutosprojekti nojaa voimakkaasti teknisiin ratkaisuihin, mutta mikään teknologia ei tuo toivottuja hyötyjä, jos sitä käyttävät ihmiset eivät ymmärrä miksi järjestelmä vaihtuu, miten sitä käytetään tehokkaasti tai jos heiltä puuttuu resurssit järjestelmän opetteluun. Teknologiaprojektit ovat suuria muutoksia ja muutoksiin tarvitaan johtamista. Viimeistään nyt on aika unohtaa “kyllä ne sen oppii kun on pakko” -ajattelu ja ottaa ohjat omiin käsiin. Muutosjohtamisessa on kyse projektin kriittisestä menestystekijästä.

Jos muutos ei jalkaudu, teknologia jää koristeeksi

HubSpot-projektissa voidaan rakentaa teknisesti toimiva kokonaisuus kenelle vain, mutta ilman muutoksen johtamista vaarana on, että järjestelmä jää irralliseksi muusta tekemisestä. Muutoksessa on suurelta osin kyse ymmärtämisestä. Uudet toimintatavat eivät pääse jalkautumaan arkeen, jos syy muutokselle on epäselvä, ihmisten rooleja ja vastuita ei ole määritelty tarpeeksi hyvin tai viestintä ontuu. Kun ihmiset ymmärtävät, miksi muutos tehdään ja mikä heidän roolinsa on muutoksessa, he myös sitoutuvat siihen paremmin.

Muutosjohtaminen on yhdistelmä suunnitelmallisuutta, johdonmukaisuutta, hallittua operatiivista toimintaa ja jatkuvaa seurantaa. Tehokas muutos myös edellyttää kokonaisvaltaista otetta: strateginen, inhimillinen, tekninen ja kulttuurinen näkökulma on otettava huomioon samanaikaisesti. Se auttaa varmistamaan, että muutos on nimenomaan johdettu, eikä jätetty oletuksien varaan.

Muutosjohtamisen keskeisiä elementtejä ovat:

• Muutostarpeen analysointi ja perustelu: Miksi muutos tehdään juuri nyt?
• Johtoryhmän sitouttaminen ja roolien kirkastus: Muutos ei etene ilman näkyvää ja aktiivista johtajuutta.
• Innostavan vision määrittely ja viestiminen: Mikä muuttuu ja mihin suuntaan olemme menossa?
• Esteiden purkaminen ja pikavoittojen tunnistaminen: Mitkä asiat estävät etenemistä, ja mitä voidaan ratkaista heti
• Koulutus, tuki ja jatkuva viestintä: Ihmiset tarvitsevat resursseja, aikaa, tietoa ja tilaa, sisäistää muutos.

Ihmisiin panostaminen muutoksessa kannattaa

Organisaatiot, jotka panostavat ihmisiin muutoksen keskellä, menestyvät teknologian avulla paremmin. Muutosjohtaminen on parhaimmillaan juuri sitä, mitä teknologia tarvitsee rinnalleen: ihmisiä, suunnitelmaa, rohkeutta ja kykyä pysähtyä. Vasta silloin, kun ihmiset omaksuvat muutoksen omakseen, myös teknologia voi lunastaa paikkansa osana arjen tekemistä. 

Muutosjohtamiseen ei ole tarjolla varsinaista vakiokaavaa, joka sopii kaikille. Onnistuminen edellyttää lähestymistapaa, joka ottaa huomioon tilanteen luonteen – onko kyseessä fuusio, toimintamallin uudistus vai jatkuva kehittäminen – sekä organisaation erityispiirteet, kuten koko, rakenne ja kansainvälisyys. Oikea tapa johtaa muutosta löytyy vasta, kun ymmärretään konteksti ja sen mukana tulevat tarpeet.

Rakennamme kanssasi arjessa toimivia muutoksia

Meillä Vivulla muutosjohtaminen on osa projektin ydintä. Suunnittelemme kanssasi, miten uusi järjestelmä ja toimintatapa saadaan juurrutettua arkeen. Pohdimme ja ratkaisemme yhdessä mm., miten henkilökunta osallistetaan, miten eri roolit valmennetaan muutokseen ja mitä pikavoittoja voimme tuoda nopeasti, jotta ihmiset saavat ensikokemuksen onnistumisesta.

Käytännössä nämä näkyvät esimerkiksi yhteisinä aloitustyöpajoina, muutosvaikutusten arviointina, arjen esihenkilöiden valmentamisena ja muutosviestinnän suunnitteluna. Seuraamme myös mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen, sillä muutos ei pääty lanseeraukseen.

Onnistuneimmat projektit eivät aina ole niitä, joissa kaikki menee suunnitelmien mukaan. Monesti ne ovat olleet niitä, joissa muutoksen esteet tunnistettiin ja ylitettiin ajoissa. Niitä, joissa ihmiset kokivat tulleensa kuulluiksi ja osallisiksi.

Mikäli teillä on edessänne CRM-uudistus, organisaatiorakenteen muutos tai vaikkapa tarve uudistaa kaupallisen organisaation toimintamalleja, voimme kartoittaa muutosvalmiutenne ja rakentaa konkreettisen etenemissuunnitelman. Jos haluat kuulla lisää siitä, miten me Vivulla rakennamme muutosjoustavia asiakkuuksia, varaa lyhyt juttutuokio asiantuntijamme kanssa. Katso myös aiheesta kertoa webinaaritallenne!

-> Muutosjohtamisen webinaari – katso tallenne