ERP ja CRM – miksi yrityksesi tarvitsee molemmat?

Monissa yrityksissä mietitään, tarvitaanko yrityksen käyttöön ERP- vai CRM-järjestelmä tai voisiko toisen vaikkapa korvata toisella. Nämä kaksi järjestelmää voivat jossain määrin vaikuttaa päällekkäisiltä, mutta niiden käyttötarkoitukset ovat hyvin erilaiset. Yhdessä ERP ja CRM muodostavat tehokkaan kokonaisuuden, joka parantaa liiketoiminnan tehokkuutta ja asiakaskokemusta.

Tässä blogissa käymme läpi ERP- ja CRM-järjestelmien tärkeimmät erot, niiden käyttötarkoitukset ja milloin yrityksesi hyötyy niistä molemmista.

Mitä eroa on ERP:llä ja CRM:llä?

ERP-järjestelmät (Enterprise Resource Planning) keskittyvät sisäisten prosessien optimointiin, kun taas CRM-järjestelmät (Customer Relationship Management) keskittyvät asiakkuuksien hallintaan, liidien hallintaan ja myyntiputken optimointiin. Listasimme tärkeimmät erot selkeän taulukon muotoon:

ERP – liiketoiminnan selkäranka

Sisäisten prosessien optimointiin tarkoitettu ERP-järjestelmä yhdistää yrityksen sisäiset osa-alueet, kuten taloushallinnon, varastonhallinnan, tuotannon ja logistiikan, yhdeksi kokonaisuudeksi. Mihin nämä voivat vaikuttaa käytännössä?

1. Toimintojen yhtenäistäminen, läpinäkyvyys ja automatisointi
ERP-järjestelmä kattaa mm. myynnin, ostot, varaston, taloushallinnon ja tuotannon. Sen avulla voidaan poistaa tuplatyötä ja manuaalisia vaiheita eri järjestelmien välillä, jonka seurauksena prosessit nopeutuvat, tiedonkulku pysyy sujuvana ja virheiden määrä vähenee. Lisäksi on helppoa seurata kuka teki mitäkin, milloin ja miksi. Seuranta on tärkeää erityisesti laatu-, resursointi- ja auditointinäkökulmasta.

2. Reaaliaikainen tiedonhallinta ja raportointi
Järjestelmässä tieto pysyy reaaliaikaisena ja sitä on helpompi seurata. Tämä auttaa esimerkiksi johtoa tekemään päätöksiä, jotka pohjautuvat ajantasalla olevaan tietoon.

3. Kurissa pysyvä kustannusten hallinta
Toimiva varastonhallinta ja resurssien käyttö voi vähentää hävikkiä ja ylimääräisiä kuluja. Myös prosessien tehokkuus näkyy usein säästöinä.

4. Hyvä asiakaskokemus
Reaaliaikainen tieto asiakkaista, tilauksista ja toimituksista auttaa erinomaisen asiakaskokemuksen luomisessa. Myös reagointi asiakkaiden tarpeisiin on nopeaa ja helppoa sopivan järjestelmän avulla.

5. Skaalautuvuutta ja kasvumahdollisuuksia
ERP-järjestelmä soveltuu niin pienille kuin suurillekin yrityksille ja se tukee yrityksen kasvua, sillä uusia toimintoja ja käyttäjiä voidaan lisätä järjestelmään tarpeen mukaan helposti.


Tiivistettynä ERP auttaa erityisesti yrityksiä, jotka:

• Tarvitsevat tarkkaa tietoa varastonhallinnasta ja toimitusketjusta.
• Haluavat seurata talouden lukuja ja raportoida tehokkaasti.
• Hallinnoivat tuotanto- ja resurssisuunnittelua.

CRM – asiakaskeskeinen kasvumoottori

CRM-järjestelmä on kaiken asiakastiedon keskus, jolla hallintaan asiakkuuksia ja liidejä. Sen avulla mm. seurataan asiakaspolkua, hallitaan myyntiputkea, automatisoidaan markkinointia, paranetaan asiakaspalvelua ja kasvatetaan asiakastyytyväisyyttä. Mitä nämä asiat pitävät käytännössä sisällään? Nostaisimme esiin ainakin seuraavat seikat:

1. Asiakastietojen hallinta
Asiakkaiden, liidien ja prospektien tärkeimmät tiedot, kuten yhteystiedot, organisaatiotiedot, ostohistoria, asiakkaan kanssa käyty vuorovaikutus (sähköpostit, puhelut, kokoukset…) ja asiakirjat tallennettuna yhteen paikkaan tuo läpinäkyvyyttä asiakkuuksien hallintaan. 

2. Myyntiputken (sales pipeline) hallinta
Liidejä ja kauppoja voidaan seurata eri vaiheissa ja nähdään kuka myy, mitä, kenelle ja milloin. Myyntitiimi voi myös aikatauluttaa puheluita, tapaamisia ja muita follow-upeja ja muistutuksia.

CRM-järjestelmään kerätyn datan avulla voidaan myös jopa ennustaa tulevaa liikevaihtoa historian ja avoimien kauppojen avulla. Esimerkiksi HubSpotissa on juuri nyt mielenkiintoinen beta-versio AI Forecasting -nimisestä työkalusta, josta voi saada tärkeää tietoa ja tukea myynnin ja asiakaspalvelun päätöksentekoon. 

3. Markkinoinnin automaatio
Markkinoinnin automaatio nojaa vahvasti CRM-järjestelmään tallennettuihin tietoihin. Sähköpostikampanjat, liidien nurturointi, ajastetut ja kohdennetut viestit, personointi, workflowt ja monet muut toiminnot tarvitsevat taustalleen CRM:n, jota on ruokittu oikeilla tiedoilla. Järjestelmän avulla voidaan myös seurata kontaktien aktiivisuutta, kuten kuka on avannut, klikannut ja reagoinut sisältöihin.

4. Raportointi ja analytiikka
CRM-järjestelmän avulla voidaan analysoida ja raportoida myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun tapahtumia. Muun muassa myyntiputki, konversioiden seuranta, asiakastyytyväisyyden seuranta ja verkkosivuanalytiikka tuottavat kaikki tarkempaa dataa, kun taustalla on hyvä CRM-järjestelmä.

Tiivistettynä CRM auttaa yrityksiä, jotka:

• Haluavat parantaa asiakassuhteita ja myynnin tehokkuutta.
• Tarvitsevat selkeän näkymän myyntiputkeen ja asiakasdataan.
• Haluavat personoida asiakasviestintää ja seurata asiakaskokemusta.

ERP vs. CRM: voiko toisella korvata toisen?

Riittääkö ERP-järjestelmä kattamaan myös asiakkuudenhallinnan tarpeet? Voiko CRM-järjestelmällä hallita myös yrityksen sisäisiä toimintoja? ERP-järjestelmä sisältää sisältää toki asiakastietoja, mutta sitä ei ole suunniteltu asiakassuhteiden ylläpitoon toisin kuin CRM-järjestelmä. CRM:ssä puolestaan voidaan seurailla esimerkiksi lukuja, mutta sen toiminnot eivät vastaa samalla tavalla taloushallinnon, varastonhallinnan ja tuotannon tarpeita kuin ERP.

ERP:n ja CRM:n yhdistämisessä puolestaan on rutkasti potentiaalia. Integraation avulla koko yritystoiminnasta saa auki kokonaisvaltaisen kuvan asiakasrajapinnassa työskentelevien ja taustalla työskentelevien tiimien välille. Tässä muutama hyöty listattuna, joita ERP- ja CRM-integraatiosta voi saada:

• Parantunut asiakaskokemus: asiakkaan polkua on entistä kattavampaa seurata, kun kaikki asiakastiedot ovat helposti saatavilla yhdestä paikasta.
• Tehostunut myynti: myyntitiimi näkee helposti ajantasaisen varastosaldon ja hinnoittelun.
• Optimoidumpi kustannusten hallinta: ERP:n avulla optimoidaan resursseja ja CRM:n avulla resursseja voidaan hyödyntää sinne, mistä saadaan lisää myyntiä.
• Vähentynyt manuaalinen työ: integraatio vähentää tarvetta siirrellä tietoja järjestelmien välillä.

Kummalla järjestelmällä lähteä liikkeelle?

Yrityksesi tarpeista riippuen voit aloittaa kumman tahansa järjestelmän käyttöönotosta, tai molemmista yhtä aikaa.

Aloita CRM-järjestelmällä, jos:

• yrityksesi keskittyy asiakashankintaan ja myynnin kasvattamiseen.

Aloita ERP-järjestelmällä, jos:

• yrityksesi haasteena on tuotannon, varaston tai taloushallinnon tehokkuus.

Harkitse molempien käyttöönottoa ja integraatiota, mikäli:

• yrityksesi kasvaa nopeasti ja tarvitsee kokonaisratkaisun.

Me Vivulla olemme toteuttaneet useita HubSpot CRM-järjestelmien käyttöönottoja ja integraatioita erilaisiin muihin järjestelmiin, kuten ERP-järjestelmiin. Uuden asiakkuudenhallinta- tai toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on aina iso projekti, joka vaikuttaa koko yrityksen toimintaan. Teknologian käyttöönoton ohella on muistettava myös johtaa ihmisiä muutoksen mukana, jotta järjestelmän tulevat käyttäjät ymmärtävät miksi muutos tapahtuu ja mitä heiltä odotetaan muutoksen yhteydessä ja sen jälkeen.

Jos kaipaat kokenutta kumppania mukaan muutosmatkallesi, ole meihin yhteydessä. Keskustellaan tilanteestasi ja tarpeistasi ja katsotaan, millaisia ratkaisuja voisimme tarjota teille.